Vergunningen, veiligheid & ontheffingen
Bij het organiseren van evenement is het vereist om een evenementenvergunning te hebben. Op deze pagina vind je meer informatie over de verschillende type vergunningen.
Vergunningen evenementen
Organiseer je een sportwedstrijd, festival of gezellige braderie? Dan heb je meestal een evenementenvergunning nodig. Voor kleinere activiteiten kan soms een eenvoudige melding voldoende zijn. Bij de beoordeling van de aanvraag spelen factoren zoals het soort evenement, het tijdstip, de geluidsbelasting, en de impact op openbare orde en veiligheid een belangrijke rol. Controleer vooraf wat voor jouw evenement van toepassing is en onder welke categorie het evenement valt. Dit kan makkelijk via de beslisboom.
Categorieën Evenementen
Om de veiligheid, leefbaarheid en doorstroming in de gemeente Alkmaar te waarborgen, worden evenementen ingedeeld in verschillende categorieën. Deze indeling is gebaseerd op de omvang, het risico en de impact van het evenement op de omgeving. Zo weet je snel of je een vergunning nodig hebt of dat een melding volstaat. Hieronder vind je een overzicht van de verschillende categorieën.
- Meldingsplichtige evenementen: zeer kleinschalig en niet commercieel event, nauwelijks impact op de omgeving (bijvoorbeeld buurt- of straatfeest).
- A-evenement: laag risico, beperkte impact
- B-evenement: gemiddeld risico, grote impact op omgeving of verkeer
- C-evenement: hoog risico, zeer grote impact op de stad en regio
Aanvraagtermijnen
- A-evenement: uiterlijk 8 weken vooraf aanvragen
- B-evenement: uiterlijk 14 weken vooraf aanvragen
- C-evenement: uiterlijk 18 weken vooraf aanvragen
De gemeente streeft ernaar om uiterlijk vier weken vóór de start van het evenement de vergunning te verlenen.
Veiligheid bij evenementen
Een veilig evenement is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Als organisator ben je primair verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers, medewerkers en vrijwilligers. De gemeente Alkmaar en de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (VRNHN) ondersteunen daarbij met heldere richtlijnen, toetsingskaders en specialistisch advies.
Verantwoordelijkheden
- Organisator: Zorgt voor een goede voorbereiding, inclusief het aanleveren van een volledig veiligheidsplan bij grotere of risicovolle evenementen. Denk aan crowdmanagement, brandveiligheid, verkeersmaatregelen en EHBO.
- Gemeente Alkmaar: Toetst het veiligheidsplan, verleent vergunningen en stelt voorwaarden aan de vergunning om de openbare orde, veiligheid en gezondheid te waarborgen.
- Veiligheidsregio NHN: Adviseert de gemeente over brandveiligheid, hulpverlening en crisisbeheersing. Neemt deel aan multidisciplinaire overleggen bij risicovolle (C-)evenementen.
De Veiligheidsregio is betrokken bij B- en C-evenementen en stelt aanvullende eisen zoals een veiligheidsplan, ontruimingsplan en inzet van hulpdiensten.
Processen en samenwerking
Het Regionaal Evenementenbeleid VRNHN biedt structuur voor het plannen, classificeren en evalueren van evenementen. Samen met politie, GGD, GHOR en de gemeente wordt integraal beoordeeld of een evenement veilig georganiseerd kan worden. De Veiligheidsregio Noord-Holland Noord biedt via de digitale evenementenwijzer heldere richtlijnen en praktische handvatten voor het veilig en gezond organiseren van evenementen: evenementeninformatie.vrnhn.nl/evenementenwijzer.
Op tijd starten met je vergunningaanvraag is belangrijk. Voor C-evenementen is het aanleveren van aanvullende plannen verplicht. Via de volgende knoppen tref je formats voor:
Omgeving informeren en overlast beperken
Bij het organiseren van een evenement in Alkmaar is het belangrijk om rekening te houden met de omgeving. De gemeente Alkmaar hecht veel waarde aan een goede balans tussen levendigheid en leefbaarheid. Daarom ben je als organisator verplicht om omwonenden en ondernemers tijdig en duidelijk te informeren over je evenement. Dit kan bijvoorbeeld met een bewonersbrief, huis-aan-huis flyer of digitale aankondiging.
Daarnaast wordt van je verwacht dat je maatregelen neemt om overlast zoveel mogelijk te beperken. Denk aan geluidsbeheersing, nette op- en afbouw, bereikbaarheid voor hulpdiensten en een schone oplevering van het terrein. Zeker bij evenementen in woonwijken of op gevoelige locaties is dit extra belangrijk.
Ontheffingen
Bij de organisatie van een evenement kunnen naast de evenementenvergunning ook aanvullende ontheffingen nodig zijn. Welke dat zijn, hangt af van de aard, locatie en invulling van je evenement. Hieronder vind je de meest voorkomende ontheffingen:
- Geluidsontheffing: Verwacht je versterkte muziek of ander geluid boven de toegestane normen? Dan is een geluidsontheffing verplicht. Hierin worden onder andere de maximale geluidsniveaus en tijdstippen vastgelegd.
- Ontheffing schenken van alcohol: Wil je alcohol schenken op je evenement? Dan heb je mogelijk een ontheffing nodig op basis van de Alcoholwet. Dit geldt bijvoorbeeld voor tijdelijke verkooppunten of als je geen horecavergunning hebt.
- Ontheffing voor het plaatsen van objecten: Voor het tijdelijk plaatsen van podia, tenten, kramen of andere objecten in de openbare ruimte kan een aparte ontheffing nodig zijn, afhankelijk van formaat, locatie en duur.
- Ontheffing voor vuur of vuurwerk: Gebruik je open vuur (zoals vuurkorven, fakkels of koken op gas) of wil je klein vuurwerk (zoals siervuurwerk of confetti) gebruiken? Dan is hiervoor een aparte toestemming of ontheffing vereist.
Afhankelijk van het evenement kunnen ook andere ontheffingen van toepassing zijn, bijvoorbeeld voor afwijkende sluitingstijden, verkeerstellingen, het gebruik van drones of verkoop van voedsel. Elke situatie is anders. Daarom kijkt de gemeente bij iedere aanvraag naar de specifieke invulling. De Evenementendesk helpt je graag op weg met advies over welke ontheffingen in jouw geval nodig zijn, en hoe je deze op tijd aanvraagt.
